È ufficiale, dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria: le vecchie fatture cartacee non sono più valide e tutti i possessori di Partita IVA si stanno scontrando con dubbi e difficoltà legate all’introduzione dell’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.
COS’È
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.
CHI LA DEVE FARE
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SDL fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti con partita IVA e consumatori finali residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello stato ad eccezione di:
- coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
ATTENZIONE però! Questi soggetti sono esonerati esclusivamente dall’emissione di fatture elettroniche. Questo significa che dovranno comunque attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche.
COSA CAMBIA
Prima dell’introduzione della normativa il fornitore, una volta compilata la fattura, procedeva alla spedizione al cliente via posta o e-mail. Il cliente aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni.
Oggi la fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica e autenticata da una firma digitale. Una volta emessa, la fattura deve essere inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, dopo aver effettuato i controlli tecnici automatici per verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi, provvederà a recapitare il documento al destinatario.
IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI)
La vera innovazione della fatturazione elettronica è l’integrazione con il Sistema di Interscambio, il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che ha il ruolo di: ricevere le fatture in formato XML, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture ai destinatari. Il Sistema di Interscambio è una sorta di “postino” che ha il compito di ricevere fatture da soggetti o intermediari accreditati, verificare i dati delle fatture e inoltrarle ai destinatari. Quello che per l’utente è una semplice operazione di invio della fattura, innesca una serie di procedure automatiche che fanno sì che il documento elettronico transiti attraverso il Sistema di Interscambio, venga controllato e quindi recapitato al destinatario, aggiungendo l’eventuale apposizione di firma elettronica qualificata dove necessario, come in caso di invio di fatture alla PA.
COME SI COMPILA
La fattura elettronica è molto di più di un semplice documento digitale: non basta inviare una fattura in formato .doc o .pdf per adempiere agli obblighi di legge. Il file della fattura deve essere in formato XML e rispettare uno specifico tracciato stabilito dell’Agenzia delle Entrate. Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite un software di fatturazione (come quello proposto da TIM Digital Store per i clienti AXA https://bit.ly/2HprkXn) o tramite un gestionale.
Ecco gli Step necessari all’emissione della fattura:
- Compilazione Fattura con i dati richiesti fra cui Partita IVA del destinatario e suo codice univoco (un codice alfanumerico che viene fornito dall’Agenzia delle Entrate agli intermediari accreditati per l’invio e la ricezione di fatture elettroniche).
- Elaborazione file fattura in formato XML
- Firma Digitale ed Invio al destinatario tramite SDI
LA RICEVUTA DI SCARTO
Se uno o più dei controlli effettuati dal Sistema d’Interscambio non vanno a buon fine, la fattura elettronica verrà “scartata” la fattura elettronica e il soggetto che ha trasmesso il file riceverà una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. Se la fattura elettronica è stata scartata dal Sistema d’Interscambio occorrerà correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente al Sistema d’Interscambio il file della fattura corretta.
COME SI RICEVE
Il software di fatturazione o gestionale non serve solo per compilare le fatture elettroniche ma anche per registrare le fatture che ci vengono recapitate dal Sistema d’Interscambio che, dopo aver verificato i requisiti tecnici, invia e recapita le fatture. Per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria Partita IVA e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il Sistema d’Interscambio sia in grado di consegnare la fattura stessa. Una volta ricevuta una fattura elettronica, che ricordiamo è in formato XML, andrà importata nel software e registrata.
CONSERVAZIONE DELLA FATTURA
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente per 10 anni. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.
